De Nederlandse Vereniging voor Traditionele Chinese geneeskunde Zhong is een beroepsvereniging die op zoek is naar een secretaris.
Een secretaris is samen met het bestuur en de commissies verantwoordelijk voor het bestuurlijk reilen en zeilen van de vereniging. Hierbij is vooral aandacht voor het nastreven van de doelen zoals gesteld in de visie en het beleidsplan gebaseerd op de statuten, het huishoudelijk reglement, overige verenigingsbepalingen en verenigingsbesluiten.
Je werk nauw samen met het bestuur, het secretariaat en verschillende commissie van de vereniging.
Functie inhoud
• Werkzaamheden volgens het protocol, de statuten en het huishoudelijk reglement;
• Verantwoordelijk voor de bestuursvergadering (BV) notulen, documentatie en archivering;
• Opstellen agenda BV en algemene leden vergadering (ALV) in samenspraak met de voorzitter;
• Stukken verzamelen en versturen naar bestuursleden voor de BV’s;
• Opstellen besluitenlijst en actielijst van de BV en ALV;
• Verantwoordelijk voor de ALV-notulen en bijbehorende stukken;
• Correspondentie intern en extern;
• Het uitwerken van het beleidsplan en jaarplan in samenwerking met de voorzitter;
• Medeverantwoordelijk voor het jaarverslag en de begroting (samen met bestuur);
• Levert een actieve bijdrage aan het bestuur en verenigingsorganisatie ten aanzien van het ontwikkelen van beleid en visie;
• Mede signaleren van interne en externe ontwikkelingen in beleid, politiek en media;
• Wanneer nodig externe contacten onderhouden;
• Draagt er zorg voor dat belangrijke besluiten worden gepubliceerd in het verenigingsorgaan of op social media;
• Correspondentie intern en extern controleren in samenwerking met het secretariaat;
• Samenwerken met en coördineren van Zhong commissies.
Hoofdtaken/hoofdverantwoordelijkheden als bestuurslid
1. Het maken en bewaken van visie, missie en doelstellingen. Maken en goedkeuren van operationele plannen en jaarplannen;
2. Inzetten van financiële en organisatorische middelen in het belang van de organisatie;
3. Overzicht houden op de voortgang en uitvoer van genoemde plannen;
4. Ondersteunen en evalueren van het personeel werkzaam op het secretariaat.
Bijkomende verantwoordelijkheden
1. Leiden en coördineren van ad hoc commissies binnen de organisatie;
2. Vertegenwoordigen van de vereniging bij officiële/professionele evenementen en bijeenkomsten;
3. Reageren en anticiperen op veranderingen binnen de TCG en op gebied van de medische wetenschap;
4. ‘Linking pin’ tussen secretariaat en bestuur en commissies.
Competenties en verwachtingen
Algemeen
• Werk en denkniveau, minimaal HBO of hoger opgeleid;
• Duidelijk zichtbaar commitment aan missie, doelen en waarden van de organisatie;
• Een actieve houding en bijdrage aan de vergaderingen, diplomatie;
• Onbesproken gedrag in zijn algemeenheid en ten aanzien van de richtlijnen en regelgeving van de organisatie in het bijzonder;
• Bereidheid om te reizen;
• Uitgebreide kennis van MS Office toepassingen, goed thuis in social media en financiële toepassingen;
• Goede kennis van Engelse taal, mondeling en schriftelijk.
Strategisch denken
Je bent in staat:
• Strategisch te kunnen denken en een positief imago neer te zetten voor de organisatie;
• Zelfstandig te denken, tot het vergroten van je kennis en het gebruiken van data om je mening te vormen;
• Kritisch te denken, vragen te stellen en meningen uit te dagen op een collegiale manier;
• Kwesties beoordelen vanuit verschillende invalshoeken en deze meenemen in je besluitvorming.
Besluitvorming
Je bent in staat:
• Objectief te zijn in je evaluaties;
• Te overwegen, wat in het beste belang is van de hele organisatie, in plaats van wat het beste is voor een individueel belang.
Analytische vaardigheden
Je bent in staat tot:
• Het begrijpen en analyseren van financiële rapporten, herzien en analyseren van begrootte budgetten in het kader van de middelen van de vereniging, strategische doelen en prioriteiten;
• Het analyseren van rapporten van commissies en het secretariaat en passende terugkoppeling te geven op ontwerpen van documenten.
Overig
• Er is een proefperiode van een half jaar;
• Bijwonen van minimaal 11 bestuursvergaderingen per kalenderjaar;
• De werktijd is overeenkomstig zoals die voor overige bestuursleden, te besteden in eigen tijd en op eigen locatie (bestuursvergaderingen en ALV wel op locatie) aangevuld met wekelijks 1 dag van 8 uur op het secretariaat;
• Opzegtermijn van 2 maanden.
Sollicitatieprocedure
Bent u geïnteresseerd in deze functie en wilt u solliciteren, richt dan uw brief met motivatie en cv aan info@zhong.nl t.a.v. Marcus Wijnalda. De sluitingsdatum voor deze vacature is 24-01-2018.
HBO- Deeltijdbaan- Bestuursfunctie